_2020 május_ 

Végre lehuppantam a kávézóba kialakított menedzsment sarokba, és összeszedtem a gondolataimat az eddigi tapasztalatokról.

Május – 1 hónap to go

Úgy voltam vele, hogy akármelyik irány is lesz (multi vs vállalkozás), de legyen egy visszavonhatatlan jel vagy tollvonás, ami kijelöli előre visszavonhatatlanul az irányvonalat az elkövetkező időszakra. Ez a szegedi szerződés aláírás volt az, ami elhozta ezt a biztos utat, és egy időben vele szépen fel is kavarta az addigi csendes, békés korona vírussal és otthonlevéssel fűszerezett állóvizet. Az aláírás pillanatában egy el nem tűnő stoppert éreztem a fejem felett, ami vészesen elkezdett visszafelé ketyegni szűk egy hónapról, és kötelezően megoldandó feladatok elé állított:

színek: a korábbi igénytelen lila-(kopott, fakó, fos) barna színt az első dolgom volt lefestetni. Szerencsére volt egy kedves profi szaki ismerősöm, aki feljött Győrből Budapestre a szükséges felszereléssel, és három nap alatt megadta a hely vázát, letisztult fekete-fehér alapokban. Első lépés pipa.

díszek: a készre festett falat után jöhettek a díszek beszerzése. Gondolok itt a pókhálós, poros lila lámpák cseréjére elsősorban. IKEA-ban sikerült is beszereznem a speciality kávézókra hajazó fekete lámpaburákat modern, sárga fényű, DNS formájú égőkkel. Ezzel egy időben beszereztem az asztalokra szükséges díszeket, kis zöldes elegáns, kavicsokban kirakott művirágok, melyek egy üvegben foglalnak helyet. A falon terpeszkedő festményeket lekaptam, és helyükre fekete alapú, filccel írható falitáblákat szereltünk fel, egy-két Jysk/IKEA-s festménnyel kiegészítve. A gagyi égtelen piros Algidás kukákat, egyszerű fekete szemetesekre cseréltem. Arculat pipa.

karácsony - egész évben; firka -  mindenhol

kávé: talán a legközpontibb téma. Határozott elképzelésem volt ennek kapcsán, az előző tulaj egyik ismerőse által forgalmazott, számomra – s szerintem mások számára is – ismeretlen kávét egy ismert brand-ra cseréljem. Hogy a legtökéletesebbet válasszam, egyik barista barátommal közösen leszerveztem több tárgyalást a nagyokkal: Pellini, Perté, Julius Meinl, Lavazza. A személyes találkozókon a kávé kóstoláson túl megnéztük a rendelkezésre álló csésze szetteket, kiegészítő termékeket, karbantartási szolgáltatásokat, rendelési feltételeket, és minden egyéb felmerülő költséget. Természetesen mindegyik ingyen rendelkezésre bocsátja az eszközparkot (kávégép, őrlő, vízlágyító), azonban ez egy minimálisan, havi szinten rendelendő kávémennyiséghez köti ezt. Na ez az, ami változik a cégek között, és amiből a különbség ered. A kiegészítő termékeket (tea, cukor, tejszín, ….) nagyjából azonos árban vannak, a karbantartás nagyjából azonos árú negyedéves időszakokban, árukat rugalmasan kihozzák. Egy excel táblában szépen tételesen levezettem minden terméke, szolgáltatás, minimális rendelési mennyiségű kávé mennyiségét, és egy valós közeli forgatókönyvbe (pl X. mennyiségű fogyás, X százalék elvitel, X százalék cukorral/mézzel/tejszínnel kéri) helyeztem ezeket, és kijött egy szumma költség egy hóra. Ezt szem előtt tartva, a bemutatón tapasztalt élményekkel párosítva, és úgy an block zsigeri megérzésből végül a Julius mellett döntöttem, számomra ők voltak a legrugalmasabbak. Kávé pipa.

alakul a külcsín

adminisztráció: az előző tulaj nem tudta, hogy árulhat 5, illetve 18%-os áfa kulccsal is termékeket. Wow! Az ő elgondolása az volt, hogy drága a 27%, ezért inkább nem üt semmit. Ebből kifolyólag 3 év alatt -17 milliós eredménytartalékot halmozott fel a cég, amit papíron pótbefizetéssel finanszírozott. Persze a valósággal nem igazán állt ez a kép összhangban. Be kellett programoztatni a NAV-os kasszát az új gyűjtőkkel, a POS terminálban átíratni a céges adatokat. Apropó, a kávézót céggel együtt vettem meg, persze egyből személyre szabtam: új név, új vidéki székhely, így új adószám is részben. Rengeteg adminisztrációval járt, mire a blokkokon végre az új adatok szerepeltek. Utána jöttek a banki körök, új tulajdonos, új kapcsolattartó, papírmunka. Bérleti jogról lévén szó, szerződésmódosítás az üzemeltetéssel, számlázási -, kapcsolattartási adatok változtatása. A számomra legfontosabb program, a készletnyilvántartóban is le jelenteni a változásokat, illetve az 585 napja lejárt lincencet megújítani végre. Pénzügyes mivoltomból, kontroller tapasztalatomból fakadóan minden döntés innen fogok tudni meghozni; tételesen látom a fogyást, árbevételt, bevételezést, leltárakat, egy kis excel formázással pedig sokat mondó jövedelmezőségi, forgalmi adatokat kapok ezekből. Ebből fakadóan több terméket kivezettem, vagy mert kevesen vitték, vagy mert lófasz árrés volt rajta. A csalogató, elismert kávé brand bevezetése mellett, a másik határozott koncepcióm a letisztult termékkínálat víziója volt.

partnerek/áruk: megvizsgáltam a korábbi partnereket, hogy kitől mit, illetve milyen áron rendelt eddig. Ezzel párhuzamosan elemeztem az egész éves készletmozgás, árrés adatokat, így többet kivettem a kínálatból. A megmaradt partnerekkel telefonáltam, egyeztettem a friss árakról, szállítási adatokról, számlázásról. Berendeltem az első nagy, nyitásra szükséges árukészletet. – 800 eFt: jégkrém, üdítők, kávék, teák, csokik stb. Nagy fejtörést okozott az új termékek kialakítása, hiszen árat kellet nekik adni, ahhoz meg először a legoptimálisabb összetevőket kellett megtalálni. Nagyon sokat futottam nagy hiperekbe, hogy lássam hozzátevőként, hol a legoptimálisabb az ár, hiszen az üzemgazdaságosságot tartom szem előtt, persze a megfelelő minőség után. Miután döntöttem pl. egy kehely mellett, amiben mondjuk a smoothie lesz, akkor lehetett önköltséget, margint számolni és ezt követően pedig árazni. Áruk pipa.

itt 3 Ft-tal olcsóbb a pohár, de 15 km-rel messzebb van. hogy éri meg jobban?

takarítás: elképesztő, förtelmes igénytelenség volt itt. Takarítást nem szerette se a tulaj, se az alkalmazottja. Ezt a feladatot természetesen anyumnak és nagymamának meghagytam. Annyiban segítettem a barista barátommal, hogy előtte kiszórtunk minden undorító karácsonyi díszt, zsíros konyhai eszközöket, poharakat, mindent. Nem túlzok, ha azt mondom, hogy a korábban itt lévő poharak, tányérok, eszközök 90%-át kidobtuk. Maga a takarítás, zsíroldás, ablak, stb két napot vett igénybe, nem egy hányás közeli élménnyel. Csillogás pipa.

karbantartás: túl sok erőt nem fektettek a karbantartásra. Voltak konnektorok amik nem működtek, ennek megoldása gyanánt átvezették a vezetékeket az egész kávézón. A wc-ből, a csapból folyik a víz, valamelyik ablakot nem lehet kinyitni, a klíma ki tudja mikor volt takarítva, a kilincs szar, és még sorolhatnám, Ezeket tételesen összegyűjtöttük és az üzemeltetés vezetőjének elküldtük, akik egy hét alatt meg is csinálták, vagy megrendelték, ami csere. Külön köszönték, hogy mi szóltunk nekik, mert állítólag a korábbi tulaj szeretett autodidakta módon barkácsolgatni, és nem egyszer tönkre vágott ezt-azt. Működőképesség pipa.

pénzügy: a kedvenc részem volt az egy hónapban. Kialakítani az excel-ket, amikkel könnyedén, pontosan tudom mérni az eredményeket, bevételeket, jatt %-kot, bankkártya használat %-ot, ezek alapján tervezhetem a soron következő évet/hónapot. Csináltam készletre is egy táblát, amivel látom termékcsaládonként a fogyást. Pl. KÁVÉ családon belül tételesen a kávé fajták, vagy az ITAL családon belül vizsgálhatóak a tételes üdítők fogyása. Könnyedén elemezhető így a terv-tény, vagy összhangba tudom állítani a korábbi fogyasztói szokásokkal az új termékeket, egy-két módosult új ár hatását a bevételre, vagy marketing ösztönző tevékenységek. Találkoztam a cég könyvelőjével, átbeszéltük hogyan is állunk papíron jelenleg, hogy zajlik a közös munka, ÁFA egyenleg, eredmény cél stb. A készletnyilvántartó, amiből minden szám ered, megfelelően beprogramoztam az új termékekkel, megcsináltam benne az előbb említett családos nyilvántartásokat, a nyitó készleteket felvittem, árakat beállítottam.

extra: akartam mindenképpen logózott poharakat, logós matricákat a termékekre, ad egy fajta exkluzivitást az egész megjelenésnek. Ehhez grafikussal a legyártottam a már meglévő, kint levő logót, hogy a nyomdába el tudjam küldeni. Természetesen a fb/inst-át is életre keltem, így egy profi fotós barátommal csináltunk termék/életkép fotózást, amit majd szépen apránként ki tudunk posztolni. Fancyzés pipa.

szépítkezünk, próbaüzem csapó...

behind the scene, avagy így készült a világ legjobb kávéja

gyakorlás: hát hogy is mondjam, a legfontosabb rész. Oké, hogy az alapokat összerakom, az adminisztrációt elintézem, de maga a működést, hogy fogom megoldani? Pár éve még expresszót kértem, vagy micsodát, most meg egyedül fogok egy kávézó üzemeltetni. Hogy kell tejet habosítani, hogy kell formát önteni? Hogy kell a vendégekkel kedvesen kommunikálni? Egy hetet szántam az egészre, amikor is az elképzelés szerint reggeltől estig őrlöm a kávét, és gőzölöm a tejet. Persze az előbbiekben vázolt feladatokkal nem végeztem időben, így két napom maradt nyitás előtt ezek benyálazására. Azt hittem kis naivan, hogy két nap főzés után már legalább egy szívecskét kiöntök, buborék nélküli tejhabból. Annyira nem paráztam ezen, mert tudtam, hogy a nyitás első hetén velem lesz az évek óta baristaként dolgozó jó barátom, második héten pedig egy kedves lány ismerősöm, aki szintén baristaként dolgozott félévet a Desszertneked-ben, tehát képbe van a szakmával, és majd abban a két hétben maradunk munka után gyakorolni, de legalább addig vannak, akik fogják a kezem.

+1 na persze az egy havi feszített tempójú, fárasztó munka elismerése gyanánt a barátokkal egy kávézó indító bulit tartottunk a nyitás előtti hétvégén. Cheers!

jelentem, nyitásra készen! 

Összességében bátran elmondhatom, hogy rendesen leszívott ez az egy hónap, éles kontrasztot mutat az előtte 3 munkamentes hónap viszonylatában. Nem tudtam egyáltalán letenni a munkát, mindig járt valamin az agyam, hogy tudnám még jobban csinálni, tuti jó-e az új ár, ilyet is rendeljek-e? Vártam már nagyon a végére, hogy élesbe is megnézzük az egy hónap alakítgatás eredményét, na meg a vendégek visszajelzését.